Ce que vous saurez faire
- Comprendre les trois onglets de la fiche client
- Enregistrer et retrouver une communication
- Relier un échange à son document commercial
- Planifier la prochaine action de suivi
Avant de commencer
- Une fiche client existante
- La permission de consulter les clients
- La permission de modifier les clients pour ajouter une communication
Comprendre les trois onglets
Ouvrez la page Clients, puis sélectionnez une fiche pour accéder à son suivi CRM.
| Onglet | Informations disponibles |
|---|---|
| Vue | Coordonnées, entreprise, adresse, notes et dates de suivi |
| Activité | Indicateurs financiers et historique des factures |
| Échanges | E-mails, appels, rendez-vous, messages et notes internes |
Lire l'activité commerciale
- Chiffre d'affaires indique le montant total facturé au client.
- Encaissé présente les règlements déjà enregistrés.
- Reste à encaisser indique le montant encore dû.
- Factures en retard signale les échéances dépassées et leur montant.
- L'historique permet d'ouvrir une facture et, si elle le permet, d'enregistrer un paiement.
Ajouter une communication
- 1
Ouvrez l'onglet Échanges
Depuis la fiche du client, choisissez Échanges puis Ajouter une communication.
- 2
Choisissez le type et la direction
Sélectionnez E-mail, Appel téléphonique, Rendez-vous, Message ou Note interne, puis indiquez s'il s'agit d'un échange entrant, sortant ou interne.
- 3
Décrivez l'échange
Ajoutez un objet et un compte rendu clair. Le compte rendu accepte jusqu'à 5 000 caractères et l'objet jusqu'à 160 caractères.
- 4
Renseignez les dates
Indiquez la date réelle de l'échange et, si nécessaire, une prochaine action.
- 5
Enregistrez
La communication apparaît immédiatement dans l'historique, avec son auteur et sa date.
À savoir. La prochaine action est une information de suivi. Elle ne déclenche pas encore de rappel ou de notification automatique.
Filtrer et parcourir l'historique
- Filtrez par type de communication.
- Filtrez les e-mails selon leur statut : envoyé, en attente ou en échec.
- Délimitez une période avec les dates Du et Au.
- Utilisez Réinitialiser pour revenir à l'historique complet.
- L'historique affiche au maximum 10 communications par page.
Ouvrir le document lié
Les communications transactionnelles peuvent être reliées au document qui les a déclenchées.
- Le titre et la référence sont cliquables lorsqu'un document est associé.
- Les liens peuvent mener vers une facture, un devis, une pro forma, un paiement, un reçu, une commande ou une livraison.
- Les e-mails de facture, devis, pro forma, paiement, reçu, commande et livraison sont ajoutés au suivi lorsque le flux fournit le contexte CRM.
Comprendre le statut d'un e-mail
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | L'envoi est commencé mais pas encore confirmé |
| Envoyé | Le fournisseur de messagerie a accepté l'envoi |
| Échec | L'envoi a échoué et le motif disponible est affiché |
À savoir. Le statut Envoyé ne signifie pas que le destinataire a reçu, ouvert ou lu le message. Les e-mails de connexion, de sécurité ou d'administration ne font pas partie de l'historique CRM du client.
Questions fréquentes
Besoin d'une précision ?
Tous les e-mails apparaissent-ils dans la fiche client ?
Les e-mails transactionnels envoyés dans un flux client compatible sont tracés. Les messages d'authentification, de sécurité, d'abonnement ou d'administration ne sont pas rattachés à une fiche client.
Puis-je savoir si le client a lu l'e-mail ?
Non. Le suivi indique l'acceptation ou l'échec de l'envoi par le fournisseur de messagerie, pas l'ouverture ni la lecture par le client.
Pourquoi le lien vers un document n'apparaît-il pas ?
Les communications ajoutées manuellement ne sont pas automatiquement reliées à un document. Le lien apparaît lorsque l'e-mail transactionnel contient la référence du document concerné.