Ce que vous saurez faire
- Choisir le bon document selon l'étape commerciale
- Transformer un document sans ressaisie
- Suivre les quantités restantes à livrer ou facturer
Avant de commencer
- Un client
- Au moins un produit ou service
- Un modèle de devis par défaut pour l'aperçu et le PDF
Choisir le bon point de départ
| Document | Quand l'utiliser | Suite habituelle |
|---|---|---|
| Devis | Proposer un prix et obtenir l'accord du client | Pro forma, commande ou facture |
| Pro forma | Présenter une facture provisoire avant engagement définitif | Commande ou facture |
| Commande client | Formaliser les quantités confirmées | Livraison et/ou facture |
| Livraison | Tracer les quantités réellement remises | Facture et mouvement de stock |
| Facture | Constater la vente et suivre le paiement | Encaissement ou correction |
Conseil. Un parcours simple peut aller directement du devis à la facture. Utilisez commandes et livraisons lorsque les quantités, les reliquats ou le stock doivent être suivis.
Créer et envoyer un devis
- 1
Ouvrez Ventes → Devis
Ouvrez la page Devis, puis choisissez Nouveau devis. Le brouillon utilise une référence technique ; le numéro commercial définitif est attribué lors de l'émission.
- 2
Sélectionnez le client et les lignes
Ajoutez un client puis recherchez les produits ou services. Ajustez les quantités, prix, remises et TVA si nécessaire.
- 3
Définissez les dates et conditions
Renseignez la date, la validité, une référence ou un numéro de commande et les notes utiles.
- 4
Contrôlez les totaux
Vérifiez le total HT, la remise, la TVA et le total TTC. Utilisez l'aperçu avant l'enregistrement.
- 5
Envoyez le devis
Depuis le détail, choisissez l'email ou WhatsApp. Si le devis est encore en brouillon, confirmez son émission définitive avant l'envoi ou la préparation du partage.
À savoir. L'émission fige les lignes et les montants, attribue le numéro définitif et crée un lien client sécurisé. Le document ne peut plus revenir au brouillon. L'aperçu et le PDF exigent un modèle de devis défini par défaut.
Transformer le devis
- Créer une pro forma conserve le contexte commercial dans un document provisoire.
- Créer une commande permet de suivre les quantités commandées, livrées, facturées et annulées.
- Facturer crée directement une facture lorsque la livraison ou les reliquats ne sont pas nécessaires.
- La transformation recopie les lignes ; contrôlez les quantités et les dates avant validation.
Gérer une commande et ses reliquats
- 1
Utilisez les actions de la liste
Depuis Ventes → Commandes, ouvrez le menu de la ligne pour confirmer, préparer une livraison, facturer, encaisser et générer un reçu, télécharger le PDF ou annuler le reliquat. Les actions proposées dépendent du statut et de vos permissions.
- 2
Ouvrez la commande confirmée
Le détail présente, pour chaque ligne, les quantités commandées, livrées, facturées, annulées et restantes.
- 3
Préparez une livraison
Choisissez les quantités à livrer, sans dépasser le reliquat livrable. Une commande peut être livrée en plusieurs fois. Si le client possède un email, MonBusiness tente de l'informer après l'enregistrement.
- 4
Validez la livraison
La validation confirme les quantités remises et rend disponible le bon de sortie de stock.
- 5
Ajoutez le transport si nécessaire
Émettez le bordereau transporteur, renseignez le transporteur, l'heure de remise et le signataire.
- 6
Facturez
Facturez depuis la commande ou depuis la livraison selon votre organisation. Les quantités sont plafonnées par le reliquat facturable.
Conseil. La confirmation de commande peut envoyer un email automatique au client. Cet envoi est effectué après la validation métier : son échec n'annule pas la commande. Si le client renonce au solde, annulez le reliquat avec un motif.
Planifier une ressource réservable
Une chambre, un logement, un véhicule ou une autre unité physique peut être planifié indépendamment des autres ressources rattachées au même service.
- 1
Préparez les ressources
Ouvrez Ressources, créez chaque unité physique et rattachez-la à l'offre de service correspondante.
- 2
Consultez le planning
Ouvrez Réservations, puis choisissez une période de 7, 14 ou 30 jours. Les réservations apparaissent sur la ligne de leur ressource.
- 3
Créez la réservation
Choisissez la ressource et le client, indiquez la quantité, puis sélectionnez précisément la date et l'heure de début et de fin. Validez le calendrier pour appliquer l'heure affichée.
- 4
Choisissez le document
Une facture ou un reçu confirme la réservation. Un devis ou une pro forma la conserve en attente. Si plusieurs unités tarifées existent, choisissez celle qui doit apparaître après la quantité et sur le document.
- 5
Contrôlez les réservations d'une ressource
Cliquez sur le nom d'une ressource. La fenêtre présente chaque réservation sous forme de carte avec le client, la période, la quantité, le montant payé ou restant, le document et son statut.
Conseil. Deux ressources différentes peuvent être réservées au même moment, même lorsqu'elles partagent la même offre. Seul un chevauchement sur la même ressource est bloqué.
À savoir. Lors du paiement, une remise ne représente pas de l'argent reçu : elle est d'abord appliquée à la facture, puis seul le total remisé est encaissé. Une facture déjà émise doit être corrigée avec un avoir.
Questions fréquentes
Besoin d'une précision ?
Dois-je toujours créer une commande ?
Non. Pour une vente simple, vous pouvez convertir le devis directement en facture. La commande devient utile pour suivre des quantités confirmées et des livraisons partielles.
Puis-je livrer une commande en plusieurs fois ?
Oui. Chaque livraison est plafonnée au reliquat encore livrable.
Quand le stock est-il impacté ?
La livraison validée matérialise la sortie de stock et permet de produire le bon de sortie.