Ce que vous saurez faire
- Créer une facture correcte
- L'envoyer dans le bon format
- Enregistrer un paiement et suivre le reste à encaisser
Avant de commencer
- Un client
- Au moins un produit ou service
- Un modèle de facture par défaut
Créer la facture
- 1
Ouvrez Ventes → Factures
Choisissez Créer une facture. Le brouillon reçoit une référence technique ; le numéro commercial définitif est attribué uniquement lors de l'émission.
- 2
Sélectionnez le client
Choisissez une fiche existante, ou créez-en une nouvelle sans quitter la page via le bouton Nouveau client.
- 3
Ajoutez les lignes
Recherchez vos produits ou services, puis contrôlez les quantités, les prix, les remises et la TVA.
- 4
Définissez les conditions
Renseignez la date, l'échéance, le numéro de commande, les notes et, si besoin, la récurrence.
- 5
Contrôlez et enregistrez
Vérifiez le récapitulatif HT, remise, TVA et TTC, utilisez l'aperçu, puis enregistrez le brouillon ou choisissez Enregistrer et envoyer. Dans ce dernier cas, confirmez l'émission définitive avant la transmission.
À savoir. L'émission attribue le numéro définitif, fige les lignes et les montants et empêche le retour au brouillon. Configurez la numérotation avant votre première facture réelle.
Envoyer ou télécharger
- Envoyer par email utilise l'adresse enregistrée sur la fiche client.
- Envoyer par WhatsApp prépare le partage vers le numéro du client.
- Un brouillon doit être explicitement émis avant l'envoi ; une fenêtre récapitule les conséquences de cette action.
- L'émission crée un lien client sécurisé et temporaire pour la transmission.
- L'envoi par email est ajouté à l'onglet Échanges de la fiche client avec son statut et un lien vers la facture.
- Télécharger en PDF produit une copie à conserver ou transmettre.
- Imprimer ouvre le document dans un format adapté à l'impression.
- Si l'aperçu est indisponible, vérifiez le modèle de facture par défaut.
Conseil. Dans le CRM, Envoyé signifie que le fournisseur de messagerie a accepté le message ; cela ne confirme ni sa réception ni sa lecture. Contrôlez aussi le PDF après toute modification de modèle, logo, TVA ou coordonnées.
Enregistrer un paiement depuis la facture
- 1
Ouvrez le détail de la facture
Consultez la progression du paiement et le montant encore dû.
- 2
Choisissez Enregistrer un paiement
Saisissez le montant, la date et la méthode : espèces, virement, carte, chèque, mobile ou autre.
- 3
Ajoutez la preuve
Joignez un justificatif PNG, JPG ou PDF de moins de 10 Mo si votre procédure l'exige.
- 4
Validez
La facture passe à Partiellement payée ou Payée selon le total encaissé. L'historique conserve chaque règlement.
À savoir. N'enregistrez pas deux fois le même paiement. En cas de doublon ou de trop-perçu, utilisez le parcours de remboursement.
Enregistrer un encaissement depuis Trésorerie
La page Encaissements permet de créer, filtrer et corriger les paiements indépendamment du détail de la facture.
- Recherchez dans les notes du paiement ou les informations affichées.
- Filtrez par méthode et période.
- En multidevise, contrôlez le montant d'origine et l'équivalent dans la devise pivot.
- Utilisez Modifier pour corriger les métadonnées d'un règlement.
- Préparez un remboursement depuis l'action du paiement lorsque cela est nécessaire.
Suivre les factures à relancer
- Filtrez la liste sur En retard pour voir les échéances dépassées.
- Le dashboard remonte les factures en retard dans Priorités du jour.
- La carte Reste à encaisser du tableau de bord ouvre la liste des factures non soldées.
- Consultez l'historique avant toute relance pour éviter un message après paiement.
Questions fréquentes
Besoin d'une précision ?
Puis-je saisir un paiement lors de la création ?
Oui. Le formulaire de facture permet de renseigner un montant, une méthode, une date et un justificatif initial.
Pourquoi le PDF ne se génère-t-il pas ?
Vérifiez qu'un modèle de facture est défini par défaut dans Modèles de documents.
Une facture archivée peut-elle être modifiée ?
Non. L'écran indique qu'une facture archivée n'est plus modifiable. Utilisez les documents de correction adaptés plutôt qu'une modification rétroactive.