Ce que vous saurez faire
- Choisir le bon document de correction
- Réintégrer ou non les produits au stock
- Préparer et confirmer un remboursement traçable
Avant de commencer
- La fonctionnalité Corrections commerciales
- Les permissions associées
- Le document d'origine
Choisir le bon mécanisme
| Besoin | Document ou action |
|---|---|
| Le client rend un produit livré | Retour client |
| Vous reprenez un bien identifié | Bon de reprise |
| Vous réduisez le montant dû | Avoir |
| Vous augmentez le montant dû | Note de débit |
| Vous rendez une somme encaissée | Préparation puis confirmation de remboursement |
À savoir. Ne modifiez pas rétroactivement une facture finalisée pour corriger une vente. Utilisez le document de correction qui conservera la filiation.
Enregistrer un retour client
- 1
Partez de la livraison
Créez le retour à partir d'une livraison qui contient encore des quantités retournables.
- 2
Choisissez la ligne et la quantité
La quantité ne peut pas dépasser le reliquat réellement retournable.
- 3
Décrivez l'état
Renseignez le motif et l'état : réutilisable, endommagé, usagé ou inconnu.
- 4
Décidez du stock
Choisissez de réintégrer l'article à réception ou de ne pas le remettre en stock.
- 5
Réceptionnez le retour
La réception matérialise le retour et applique la décision de stock. Une annulation reste possible tant que le flux le permet.
Enregistrer la reprise d'un bien
- Identifiez le bien et décrivez son état.
- Renseignez le motif et la valeur de reprise.
- Ajoutez le type et la référence de la source : contrat, intervention, location ou autre.
- Décidez si le bien doit revenir dans le stock.
Comprendre l'avoir et la note de débit
- L'avoir réduit le solde de la facture et peut créer un crédit client.
- La note de débit augmente le solde dû.
- Le détail montre la facture d'origine, l'effet sur le solde et la filiation.
- La compensation applique le document selon les règles et permissions du compte.
- Un avoir peut servir de limite à un remboursement pour réduction de facture.
Préparer puis confirmer un remboursement
- 1
Choisissez la cause
Sélectionnez Réduction de facture, Trop-perçu ou Paiement dupliqué.
- 2
Sélectionnez le paiement d'origine
Le serveur calcule le plafond restant remboursable pour ce paiement.
- 3
Ajoutez l'avoir si nécessaire
Une réduction de facture exige un avoir. Les cas de trop-perçu ou doublon peuvent être préparés sans avoir.
- 4
Ventilez le montant
Répartissez le montant entre le paiement et l'avoir dans la limite des plafonds affichés.
- 5
Confirmez la préparation
Relisez la cause et le total remboursable avant de valider.
- 6
Enregistrez le décaissement
Depuis le détail du remboursement préparé, choisissez Confirmer le remboursement. Renseignez la date et le moyen. La référence est facultative pour les espèces et la carte, mais obligatoire pour les autres moyens. Cochez ensuite la case d'irréversibilité puis confirmez le décaissement.
- 7
Vérifiez la dépense créée
La confirmation crée automatiquement une dépense de catégorie Remboursement client. Cette sortie alimente les décaissements, la trésorerie et les statistiques sans créer un second remboursement.
- 8
Contrôlez la ventilation
Pour une réduction de facture, MonBusiness affiche explicitement la facture liée à l'avoir et le montant qui lui est affecté. Une ancienne préparation sans facture traçable reste bloquée avec le message Données à vérifier.
- 9
Téléchargez le justificatif
Après confirmation, le justificatif passe par les états En attente, Génération en cours puis Disponible. Si la génération échoue, utilisez Relancer la génération : le remboursement confirmé n'est ni annulé ni dupliqué.
À savoir. La confirmation enregistre un décaissement manuel et irréversible et crée la dépense correspondante dans MonBusiness. Elle ne déclenche aucun virement bancaire, remboursement carte ou transfert Mobile Money auprès d'un prestataire.
Questions fréquentes
Besoin d'une précision ?
Pourquoi une ligne de livraison n'est-elle plus retournable ?
La quantité a déjà été intégralement retournée par un retour actif, ou la ligne ne possède plus de reliquat retournable. Un retour annulé restitue son reliquat : il ne bloque pas un nouveau retour.
Un remboursement exige-t-il toujours un avoir ?
Non. L'avoir est requis pour une réduction de facture. Un trop-perçu ou un paiement dupliqué peut être traité à partir du paiement d'origine.
Que signifie Compenser ?
La compensation applique l'effet financier du document selon sa filiation et les règles serveur, sans réécrire le document d'origine.
Que faire si la génération du justificatif de remboursement échoue ?
Ouvrez le remboursement confirmé et choisissez Relancer la génération. Le PDF est régénéré depuis les données figées au moment de la confirmation ; cette reprise ne crée pas un second décaissement.