Ce que vous saurez faire
- Créer et répartir des tâches dans le tableau de travail
- Mettre à jour un statut à la souris ou sur écran tactile
- Planifier un événement et lui associer des acteurs et documents
- Retrouver les informations et actions depuis la fiche d'un événement
Avant de commencer
- Avoir sélectionné la bonne entreprise active
- Disposer des permissions Tâches ou Agenda correspondant aux actions souhaitées
Ouvrir les modules
- Dans la barre latérale, ouvrez Organisation puis Tâches ou Agenda.
- Accédez directement au tableau des tâches ou à l'Agenda.
- Si une rubrique autorisée est masquée, utilisez le gestionnaire des modules de la barre latérale pour la réafficher.
- Une rubrique toujours absente dépend généralement des permissions attribuées à votre rôle.
Créer et affecter une tâche
- 1
Ouvrez la création
Choisissez Nouvelle tâche. Vous pouvez aussi utiliser le bouton + d'une colonne : son statut sera alors présélectionné.
- 2
Décrivez le travail
Saisissez le titre obligatoire et ajoutez une description si le contexte doit être partagé.
- 3
Planifiez et répartissez
Choisissez le statut, la priorité, l'échéance et les responsables. Le créateur reste automatiquement responsable de la tâche.
- 4
Réglez la confidentialité
Activez Privée si la tâche ne doit être visible que par son créateur, ses responsables et les rôles autorisés à consulter les tâches privées.
Conseil. Le bouton + d'une colonne est le chemin le plus rapide lorsque vous connaissez déjà le statut initial.
Faire progresser le tableau
- Utilisez Tableau pour travailler par colonnes, Aujourd'hui pour les échéances du jour, En retard pour les tâches ouvertes dépassées et Toutes pour inclure les tâches annulées.
- Recherchez une tâche par son titre ou sa description.
- Changez le statut depuis la carte ou glissez la tâche vers une autre colonne.
- Sur mobile, utilisez la poignée de déplacement tactile de la carte.
- Le message de confirmation indique que le nouveau statut a bien été enregistré.
- Lorsque les colonnes dépassent l'écran, utilisez les flèches gauche et droite ou faites défiler horizontalement.
Parcourir l'Agenda
- Basculez entre Semaine et Mois selon le niveau de détail recherché.
- Utilisez Aujourd'hui et les flèches de période pour vous déplacer rapidement.
- Activez uniquement les calendriers que vous souhaitez afficher.
- Cliquez sur une plage libre pour préparer un événement à cette date.
- Cliquez sur une carte pour ouvrir sa fiche détaillée.
Créer un événement complet
- 1
Renseignez la période
Indiquez le titre, le calendrier, le début et la fin. L'heure de fin doit être postérieure à l'heure de début.
- 2
Ajoutez le contexte
Complétez la description, l'ordre du jour, le lieu, l'adresse ou le lien de réunion en ligne.
- 3
Associez les acteurs
Recherchez des clients, fournisseurs, contacts marketing ou membres de l'équipe.
- 4
Reliez les documents
Sélectionnez les factures, devis, offres ou factures fournisseurs utiles au rendez-vous.
- 5
Choisissez la visibilité
Utilisez Participants, Entreprise ou Privé selon les personnes qui doivent retrouver l'événement.
Utiliser la fiche d'un événement
- La fiche regroupe les horaires, l'organisateur, le lieu, les notes, les acteurs, les documents, la visibilité et le fuseau horaire.
- Modifier rouvre le formulaire avec les informations existantes.
- Terminer clôture un rendez-vous réalisé.
- Annuler l'événement conserve sa trace avec le statut Annulé.
- Supprimer demande une confirmation et nécessite la permission correspondante.
À savoir. La suppression retire l'événement de l'Agenda. Préférez Annuler lorsqu'il est utile de conserver sa trace opérationnelle.
Si une tâche ou un événement n'apparaît pas
- Vérifiez l'entreprise active et votre permission de consultation.
- Pour une tâche, contrôlez la vue, la recherche, le statut et l'échéance.
- Pour un événement, contrôlez la période affichée et les calendriers activés.
- Un élément privé reste limité à ses participants métier et aux rôles autorisés.
- Si le problème persiste après actualisation, transmettez au support la période, l'entreprise et une capture sans donnée sensible.
Questions fréquentes
Besoin d'une précision ?
Pourquoi la colonne Annulée n'apparaît-elle pas dans le tableau courant ?
La vue Tableau privilégie le travail actif. Choisissez Toutes pour retrouver les tâches annulées et leur colonne.
Puis-je déplacer une tâche depuis mon téléphone ?
Oui. Utilisez la poignée tactile de la carte, déplacez-la vers la colonne cible puis relâchez. Une confirmation s'affiche après l'enregistrement.
Quels éléments puis-je associer à un événement ?
Vous pouvez associer des clients, fournisseurs, contacts marketing et membres de l'équipe, ainsi que des factures, devis, offres et factures fournisseurs.
Pourquoi ne puis-je pas supprimer ou voir un élément privé ?
Ces actions nécessitent des permissions spécifiques. Demandez à un administrateur de vérifier votre rôle plutôt que de modifier les préférences de la sidebar.