Ce que vous saurez faire
- Créer une fiche fournisseur réutilisable
- Suivre une facture fournisseur et son échéance
- Enregistrer une dépense avec ses justificatifs
Avant de commencer
- Avoir sélectionné la bonne entreprise active
Créer un fournisseur
- 1
Ouvrez Fournisseurs
Dans Gestion, choisissez Fournisseurs puis Nouveau fournisseur.
- 2
Choisissez le type
Sélectionnez Particulier ou Professionnel et renseignez l'identité ou la raison sociale.
- 3
Ajoutez les informations utiles
Complétez l'email, le téléphone, l'adresse, les données légales, fiscales et le site si nécessaire.
- 4
Enregistrez
La fiche pourra être sélectionnée dans les factures fournisseurs et les dépenses.
Conseil. Depuis le détail du fournisseur, l'action Nouvelle facture préremplit le contexte d'achat.
Enregistrer une facture fournisseur
- 1
Ouvrez Factures fournisseurs
Choisissez Nouvelle facture et sélectionnez le fournisseur.
- 2
Renseignez le document
Ajoutez le numéro de facture, les dates, l'échéance, le montant, la devise et les notes.
- 3
Indiquez le paiement
Si un paiement a déjà eu lieu, renseignez son montant et sa méthode.
- 4
Ajoutez les pièces jointes
Joignez la facture reçue et les documents utiles à votre contrôle.
- 5
Suivez le statut
La facture apparaît comme Non payée, Partiellement payée ou Payée selon les montants.
Enregistrer une dépense
- 1
Ouvrez Trésorerie → Décaissements
Choisissez Nouvelle dépense.
- 2
Décrivez la charge
Renseignez un libellé obligatoire, la date, le montant, la devise et la catégorie.
- 3
Ajoutez le règlement
Choisissez espèces, virement, chèque, carte ou mobile money et ajoutez une référence.
- 4
Reliez le fournisseur
Sélectionnez un fournisseur et, si utile, saisissez le numéro de sa facture.
- 5
Joignez les justificatifs
Ajoutez reçus, factures ou preuves de paiement avant d'enregistrer.
Rechercher et contrôler
- Filtrez les factures par fournisseur et recherchez par numéro de facture ou nom du fournisseur.
- Filtrez les dépenses par période, méthode et termes de recherche.
- Consultez le total, la moyenne et la catégorie principale des dépenses affichées sur la page en cours.
- Conservez une copie de vos justificatifs en dehors de l'application : leur téléchargement depuis la fiche facture fournisseur ou dépense n'est pas encore disponible.
- Les actions de modification et suppression peuvent dépendre de votre rôle.
Facture fournisseur ou dépense ?
| Situation | Écran conseillé |
|---|---|
| Vous devez suivre l'échéance et le reste à payer | Factures fournisseurs |
| Vous enregistrez une charge déjà réglée | Décaissements |
| Vous avez besoin du document et du paiement | Facture fournisseur avec informations de paiement |
| Vous analysez les sorties de trésorerie | Décaissements et Statistiques |
Questions fréquentes
Besoin d'une précision ?
Puis-je créer une dépense sans fournisseur ?
Oui. Le fournisseur peut rester sur Aucun lorsque la charge ne nécessite pas de fiche dédiée.
Puis-je joindre plusieurs justificatifs ?
Oui pour les dépenses, dans la limite de votre quota de pièces jointes par enregistrement. Pour les factures fournisseurs, aucune limite n'est actuellement appliquée.
Pourquoi le statut reste Partiellement payée ?
Le montant payé enregistré est inférieur au montant total de la facture fournisseur.